Шаги для презентации: Пять шагов, чтобы сделать презентацию со смыслом и результатом.

Пять шагов, чтобы сделать презентацию со смыслом и результатом.

Разбираем на реальном кейсе
и делимся памяткой.

Настя Стрельцова, 23 мая 2019

Пять шагов, чтобы сделать презентацию со смыслом
и результатом

Разбираем на реальном кейсе и делимся памяткой

Настя Стрельцова, 23 мая 2019

Чтобы сделать хорошую презентацию, подойдите к процессу структурно. В статье описали универсальный алгоритм к производству любого контента (видео, презентаций, рассылок, статей и т. д.), который опробовали на себе. Уже шесть лет делаем по нему внутренние и клиентские проекты и рассказываем о нём на тренингах.

Учить матчасть будем сразу на практике. Пройдём пять этапов подготовки презентации на примере проекта, который мы сделали для медийного агентства Хавас Медиа. А теперь закройте Пауэрпойнт, начнём по порядку.

Определите
результат

Презентация начинается с чёткого формулирования результата, который хотите получить. Считайте, это ваша карта, по которой вы будете к нему идти. Нет чёткого маршрута — двигаетесь наощупь. И не факт, что в верном направлении.

Результат в теории

Обозначьте цель. Ответьте на вопросы: «Зачем я делаю презентацию? Какую задачу хочу решить?».

Если затрудняетесь, подумайте, какое действие должна совершить аудитория после просмотра вашей презентации — купить ваш продукт, принять вас на работу, инвестировать в компанию, пожертвовать деньги детям в Африку.

Проанализируйте аудиторию. Ответьте на вопросы: «Кому будете рассказывать презентацию? Чего хочет ваша аудитория? Что ей нравится и не нравится? Чем она интересуется? К чему привычна, а чем вы можете её удивить?» Чем больше вопросов вы зададите, тем проще работать с содержанием. Задача — определить внутреннюю мотивацию аудитории, чтобы понять, на какие точки воздействовать. Составить портрет, чтобы точнее подобрать формат рассказа.

Например, если выступаете перед инвесторами с идеей стартапа, сделайте акцент на финансовых показателях проекта, облегчите аудитории принятие решения. Выступаете перед детьми — заразите их вдохновляющей идеей, задействуйте сторителлинг, ведь смотреть на голые цифры скучно.

Выберите формат. Ответьте на вопросы: «Как и в каких условиях аудитории удобно потреблять, а мне доносить информацию?». В зависимости от ответа определитесь с форматом рассказа. Возможно, вам нужна не презентация, а объясняющее видео, рассылка или плакат на стену — форматов множество. Отфильтруйте контент: количество и тип информации, стиль общения, степень погружения в детали.

Например, в презентации для выступления подробная детализация только отвлечёт от рассказа. А в презентации для отправки по почте без деталей никуда — презентация без спикера должна быть самообъясняющейся.

Держите в голове правило: формат — это мостик между вами и аудиторией. Результат напрямую зависит от того, насколько верный формат вы подберёте.

Результат для Хавас Медиа

Ситуация. Компания доставляет рекламные сообщения до целевой аудитории клиентов: занимается медиапланированием, размещает рекламу в СМИ и реализует нестандартные проекты. Перед нами стояла задача: обновить презентацию о компании, чтобы привлечь больше клиентов. Начали с трёх китов — цели, формата и аудитории.

Сформулировали цель — создать доверие потенциальных клиентов к Хавас Медиа как первый шаг на пути к сотрудничеству.

Разделили аудиторию на две группы:

1. Менеджеры по закупкам, которым важна надёжность поставщика услуг —
высокое положение в рейтингах и клиентура агентства.

2. Директоры по маркетингу и CEO, которым важно показать, что мы понимаем вызовы компаний и знаем, как их решить — есть инструменты и своя методология.

Определили формат — презентация для отправки по почте и показа на личных встречах. Иными словами — должна быть понятна даже без спикера.

Сделали выводы: с учётом цели и портрета аудитории нужна самообъясняющаяся презентация, которая на реальных примерах покажет агентство как профессионалов — с клиентами-лидерами индустрий, надёжной командой и компетенциями, чтобы решать сложные задачи.

Бесплатная рассылка esprezo

Статьи, памятки, подборки инструментов и лучших материалов esprezo, анонсы курсов.

Напишите
текстовый
сценарий

Текстовый сценарий — основа вашей презентации. Если основа прочная, мысль передать удастся. Если нет — рассказ получится ни о чём. У вас уже есть понимание, кому, зачем и как презентовать идею. Теперь важно определить — что именно будете рассказывать и в какой последовательности.

Сценарий в теории

Начните со структуры. Структура — это последовательный набор тезисов, по которым считывается суть всей презентации. Без деталей, только главные мысли. Типовая структура выглядит так:

Введение: заявите пользу рассказа, представьтесь, опишите ситуацию, погрузите в проблематику и объясните, почему проблема стоит внимания в картине мира аудитории.

Основная часть: предложите решение и обоснуйте, почему оно классное.

Заключение: резюмируйте главные мысли, предложите план действий, призовите сделать ближайший шаг.

Сформулируйте тезисы. Проведите мозговой штурм. В произвольном порядке выпишите все идеи, которые должна усвоить аудитория. Не углубляйтесь в детали, достаточно одного цельного предложения с главной идеей.

Структурируйте мысли на любом удобном носителе — бумаге, стикерах, в текстовом редакторе или интеллект-карте. Разделите идеи на смысловые блоки: введение — основную часть — заключение. Отфильтруйте идеи: отсейте лишнее — то, что не работает на результат, дополните недостающее.

Представьте, что на каждый слайд вы можете отвести только одну главную мысль. Какой она будет? Сформулируйте тезисы-заголовки для каждого слайда, чтобы презентация читалась по шапкам даже без основного текста.

Приведите аргументы. Обоснуйте каждую идею деталями, которые сделают её убедительной. Задействуйте рациональные аргументы: статистику и факты. И эмоциональные: примеры и кейсы.

Сценарий для Хавас Медиа

Опираясь на понимание задачи, мы провели мозговой штурм. Отталкивались от ключевых для ЦА блоков: рейтингов, клиентуры и экспертности, чтобы продемонстрировать надёжность агентства как партнёра, а не просто рассказать, какое оно классное.

Черновой вариант структуры собрали в интеллект-карте. Любим этот инструмент за наглядность — все идеи перед глазами на одном дереве решений. В лучших традициях сторителлинга выделили четыре блока:

1. Введение — знакомим аудиторию с агентством и сразу убеждаем в его надёжности. Рассказываем, чем занимается компания, приводим рейтинги среди других медиагрупп, показываем клиентов и команду профессионалов, которая справится с любой задачей.

2. Проблема — выделили целых три. Без основательной проработки проблемы не получится предложить убедительное решение, поэтому копали вглубь. Сфокусировались на трёх вызовах, актуальных для клиентов: непредсказуемый рынок, непрозрачность цен, отсутствие понятных инструментов для измерения эффективности затрат на рекламу. Структурировали и обосновали проблемы.

3. Решение — назвали три компетенции агентства, которые решат три проблемы клиентов. Чтобы не быть голословными, все решения подкрепили кейсами.

4. Заключение — предложили дальнейшие шаги. Резюмировали
информацию. Ещё раз напомнили проблематику и решение,
которое предлагает агентство. Предоставили контакты.

Структура презентации
для Хавас Медиа в интеллект-карте

Сделайте
раскадровку

Раскадровка — прототип будущей презентации. Продумайте содержание, расположение и визуализацию элементов на слайдах. Это станет вашим макетом.

Раскадровка в теории

Разбейте идеи на кадры. Перенесите тезисы-заголовки на пустые слайды и детализируйте.

Отредактируйте текст: очистите от опечаток, ошибок, штампов, сложных формулировок. Ваша задача не блеснуть богатым словарным запасом, а сделать так, чтобы аудитория считывала главные идеи без усилий и словаря.

Продумайте расположение графики. Схематично изобразите таблицы, схемы, диаграммы. Расположите черновые наброски на слайдах, чтобы не забыть, где и какая визуализация понадобится.

Продумайте переходы. Иными словами — склейки между слайдами, чтобы перейти от одного слайда к другому и не потерять логику. Поставьте себя на место зрителя, возьмите тюбик смыслового клея и залатайте дырки. На выходе должны получиться слайды с финальным текстом без дизайна, готовые к вёрстке на компьютере.

Раскадровка для Хавас Медиа

Мы дописали оставшийся текст. Разбили всё содержание на слайды. Продумали, как наглядно показать каждый фрагмент информации и связать слайды визуально между собой. Получилась текстовая раскадровка презентации.

Прототип презентации – черновые слайды с итоговым содержанием
и идеями по визуализации

Выберите
стиль

Когда есть готовый текст и понимание, какую визуализацию задействовать, переходите к оформлению. На этом этапе задача — определить, какие цвета, шрифты, фон, стиль элементов использовать. Контурные или объёмные иконки, фигуры с острыми или закруглёнными углами, рисованные или реалистичные фото.

Стиль в теории

Отсмотрите примеры. Если затрудняетесь с выбором, посмотрите, как делают другие. На

like.esprezo

мы собрали примеры крутых презентаций по темам для вдохновения. Например, вы поймёте, что лучше всего вашу идею подкрепляют рисованные от руки иллюстрации. Или яркие цвета и ретро-фотографии. А, может, наоборот — лаконичный дизайн с минимумом отвлекающих элементов.

Определите стиль базовых элементов. Выберите шрифты, основные и акцентные цвета, иконки. Не знаете, где подбирать — посмотрите на do.esprezo. Среди 320+ инструментов наверняка найдёте нужный для себя.

Соберите шаблон. Выберите расположение заголовков, логотипов, нумерации, колонтитулов, задайте поля для слайдов. Оформите в программе 3−4 типовых слайда со схемами, фото, картинками диаграммами, чтобы опробовать выбранную стилистику в деле.

Стиль для Хавас Медиа

Мы задействовали цвета из фирменного стиля агентства. Разработали визуальный стиль на примере пары слайдов из раскадровки.

Стиль презентации на примере слайдов

Стиль презентации на примере слайдов

Соберите
презентацию

80% презентации уже готово. Остальное — дело техники. У вас есть текст и понимание, в какой стилистике его оформить. Теперь переложите выбранную стилистику на все слайды.

Презентация в теории

Сверстайте слайды. Возьмите раскадровку, шаблон и оформите презентацию по готовым лекалам. Поправьте композицию, добавьте анимацию, переходы между слайдами.

Отредактируйте. Ещё раз вычитайте текст и уберите опечатки и ошибки. Отложите презентацию на пару часов или дней, чтобы пройтись по ней свежим взглядом, проверить логику и наглядность визуализации.

Презентация для Хавас Медиа

Смотрите целиком презентацию,
которая у нас получилась.

Смотрите полную версию презентации

Хорошая презентация начинается не в Пауэрпойнте, а в голове. Закройте
слайдовый конструктор
и подойдите
к процессу структурно. Пройдите 5 этапов:

Скачать памятку

Сценарий, дизайн, подготовка спикеров, техническая поддержка

Чтобы алгоритм был
под рукой, скачайте
и распечатайте памятку.

Сценарий, дизайн, подготовка спикеров, техническая поддержка

1. Понимание результата
Убедитесь, что правильно определили задачу:
знаете, что, кому, зачем и как будете рассказывать.

2. Текстовый сценарий
Структурируйте идеи рассказа на бумаге или в интеллект-карте.
Продумайте
логику презентации.

3. Раскадровка слайдов
Разбейте идеи на слайды —
по одной на каждый, подберите аргументы и продумайте
расположение графики.

4. Визуальный стиль
Опробуйте разные варианты стиля на 3-4 слайдах.

5. Презентация в программе
Сверстайте и анимируйте
презентацию.

Резюмируем

6 шагов для отличной презентации и удобные «фишки» нового PowerPoint — М.Видео-Эльдорадо на vc.ru

«М.Видео» вместе с Microsoft и Академией презентаций Bonnie&Slide собрали простой алгоритм по созданию классных слайдов, в том числе при помощи нового редактора презентаций PowerPoint от Microsoft Office 365.

20 620
просмотров

Коротко разберём максимально знакомый всем формат отчётного слайда и посмотрим, как можно легко и быстро, минут за 15, а главное, без дизайнерских навыков, превратить его в шедевр.

Слева слайд «до», справа «после»

Отсекаем всё лишнее

Шаг 0 – сразу меняем разрешение слайда на 16:9. Размер 4:3 уже давно не пользуется популярностью и не подходит для большинства презентационной техники.

Итак, первое, что бросается в глаза – на слайде очень много информации: 3 картинки (причём разные по стилю), таблица, текст и список.

Шаг 1 – удалим все лишнее, оставив максимально сухие данные и цифры. Большой блок текста лучше разрезать на кусочки и распределить по слайду. Все фразы можно и нужно переформулировать и сократить, чтобы они были максимально ёмкими.

Ещё одно важное правило: списки и буллиты – признаки текстового документа. Старайтесь не использовать их в презентациях. Они подходят для текстов, когда надо чётко структурировать информацию. Задача презентации все-таки донести простую мысль в динамике и вызвать эмоцию.

Если убрать картинки, фон, декоративные подчёркивания и буллиты, а после разбить текст на блоки, получаем вот что

Теперь перед нами максимально «отжатая» информация, которую мы постараемся эффективно донести с помощью дизайна.

Дизайн для смысла, а не для красоты

Основная проблема большинства современных презентаций состоит в том, что их авторы не используют элементы дизайна как средство невербальной коммуникации. То есть понять суть слайда можно лишь после прочтения всего текста.

Шаг 2 – превратим заголовок в «говорящий». Заголовок «Результаты месяца» ничего не скажет от том, какие это результаты, позитивные или негативные. Слушатель должен узнать сам, проанализировав всю представленную информацию.

Для быстрой работы в PowerPoint пригодятся горячие клавиши. Одна их самых удобных – Shift. С ее помощью выделяем все текстовые блоки и приводим к единому стилю. Кстати в новом PowerPoint от Microsoft 360 вам доступны более 300 современных шрифтов. Можно забыть про старичка Arial.

Дизайн – это способ коммуникации, общения. В дизайне всегда заложена какая-то мысль и одним из элементов ее передачи является контраст (по цвету, форме или размеру).

Шаг 3 – расставим акценты. Первым контрастным объектом на нашем слайде станет заголовок – так аудитории сразу будет понятно, что мы хотим сказать. При выборе размера не бойтесь очень крупных значений, 50+ и даже 60+. Не забудьте настроить и межстрочный интервал. Это нужно для того, чтобы один текстовый блок, состоящий из нескольких строчек, не растекался по слайду, а был, наоборот, собранным и аккуратным. Как правило, для заголовков подходит множитель 0.7.

Дорогу цифрам, но не всем

Если на вашем слайде есть цифра, сделайте ее в несколько раз больше, даже больше заголовка. Ведь именно ее должны запомнить, а остальное вы расскажете устно. Хорошо выделить ключевые показатели жирным, так они станут не просто заметными, но и важными.

Шаг 4 – подберем картинки по смыслу. Теперь посмотрим на табличку. Мы сделали ее чуть меньше относительно первого варианта, но даже в исходном виде прочитать ее было невозможно. Вероятно, все эти цифры важны, и вы хотите обязательно их показать, но чаще всего при работе с данными от вас ждут только основных выводов. Такой массивный объект можно оставить в качестве декоративного элемента. Для этого возьмём изображение ноутбука и впишем табличку в его экран. Так мы с помощью дизайна покажем, что обработали все эти данные и получили выводы, приведённые на слайде.

Картинки действительно оживляют презентацию, добавляют эмоций и позволяют лучше считать суть слайда. Раньше их искали в браузере или фотобанках, натыкаясь на низкое качество, заблокированные фото и устаревший дизайн. Теперь огромный банк стоковых изображений доступен внутри приложения Power Point. Можно выбрать одну или коллекцию картинок. Пользователи также оценят возможность вставлять картинки уже на прозрачном фоне. И для этого даже не надо открывать поисковик и переключаться между программами.

Выделение цветом и формой

Шаг 5 – добавим цвет. Старайтесь придерживаться небольшого количества цветов в презентации. Как правило, у любого бренда есть один-два лидирующих цвета в айдентике (в «М.Видео», например, ярко-красный). Его логично использовать в вашей рабочей презентации, дополнив базовыми нейтральными оттенками (белый, серый или чёрный). Простые цветные элементы могут не только оживить презентацию, но и создать логическую связку между объектами на слайде. В нашем случае цветной прямоугольник выделяет главную позитивную цифру и показывает, что 69% возникли не просто так, а из этой таблички в ноутбуке. А вот для отображения негативного показателя используем контрастный элемент – и по форме, и по цвету. На чёрный круг также невозможно не обратить внимание.

Впервые в PowerPoint появилась функция Рисование. Любую фигуру вы можете нарисовать стилусом или мышкой, а затем трансформировать в графический элемент и дальше работать с ним как с обычной фигурой, выбрать цвет и толщину контура, размер или заливку.

Контраст на маленькой площади

Шаг 6 – визуально поработаем с подвалом, куда вынесены выводы и практические рекомендации. Несмотря на то, что свободного места для полёта фантазии немного, даже тут можно применить контрастные элементы. Например, выделить подзаголовки внутри уже существующих блоков. Для привлечения внимания также подойдут иконки, особенно если объединить их с элементами выше при помощи цвета. В новом Power Point значительно расширили коллекцию встроенных иконок – теперь их более 2000. Как и любую фигуру их очень просто перекрасить в нужный цвет или поместить на фоне цветных элементов.

Вот такой получился слайд. Поверьте, его создание заняло не более 15 минут и не потребовало каких-то специальных знаний и дизайнерского образования. Все зависит только от вашей фантазии и насмотренности на действительно красивые презентации. Посмотреть запись этого урока вы можете в сообществе «М.Видео» в ВКонтакте.

Раскрывайте новые функции офисных продуктов Microsoft, доступных в «М.Видео», а если хотите узнать больше, самостоятельно разрабатывать концепции и отрисовывать слайды, за которые не стыдно, приходите в Bonnie&Slide. Ребята научат.

Напоследок давайте вспомним, с чего мы начали…

советов по созданию эффективной презентации | оценка, технологии и коммуникации | Отдел по делам студентов

Этапы создания эффективной презентации:

  1. Обзор целей презентации и целевой аудитории
  2. Скомпилируйте содержимое и создайте схему
  3. Определить метод представления
  4. Создать презентацию
  5. Добавить изображения и графику
  6. Посмотреть презентацию
     

1. Рассмотрите цели презентации и целевую аудиторию

Определите цель

Документирование целей презентации может помочь вам не сбиться с пути при разработке презентации и может помочь вам отсортировать элементы, которые могут не иметь отношения к делу чтобы аудитория потребляла.

Определите ключевые идеи/результаты обучения

Определите ключевые концепции, которые вы хотите, чтобы аудитория усвоила из вашей презентации или действий, которые, как вы надеетесь, они усвоят после участия. По мере разработки содержания презентации будет важно вернуться к этим элементам, чтобы убедиться, что ваш контент помогает достичь этих целей.

Опишите аудиторию

Также полезно задокументировать целевую аудиторию и любую потенциальную вторичную аудиторию. Аудитория может выходить за рамки людей, сидящих с вами в комнате во время презентации. Будет ли ваша презентация размещена в Интернете после сессии? Будет ли ваша аудитория фотографировать ваши слайды, чтобы публиковать их в социальных сетях или делиться ими со своими коллегами?

2. Скомпилируйте содержимое и создайте схему

При создании презентации может возникнуть соблазн сразу же приступить к созданию слайдов PowerPoint. Вместо этого найдите время, чтобы сначала набросать свой контент в виде плана. Создавая схему, вы можете легко перемещаться по содержимому, продумывать логическую последовательность презентации и выбирать метод презентации, который лучше всего соответствует содержанию. Хотя это может показаться дополнительным шагом в процессе, это часто экономит время, поскольку может быть гораздо сложнее перемещать контент после того, как он был помещен в формат презентации.

3. Определите метод презентации

PowerPoint

PowerPoint — это простой способ поделиться содержимым и информацией со своей аудиторией лично и с помощью других средств коммуникации. PowerPoints можно создать в формате PDF, который можно распечатать или поделиться в Интернете.

Маркетинговая группа ATC разработала шаблоны PowerPoint для отдела по работе со студентами и всех отделов по работе со студентами. Чтобы запросить шаблон вашего отдела, отправьте электронное письмо менеджеру по маркетингу и коммуникациям.

Prezi

Платформа Prezi — это бесплатный онлайн-инструмент, который позволяет пользователям создавать более привлекательные презентации, позволяя создавать визуализации и связывать текст и изображения с движением. Презентации Prezi можно сохранять в формате PDF, а затем распечатывать или публиковать в Интернете.

Adobe Spark

Adobe Spark позволяет бесплатно создавать веб-истории (фактически небольшие веб-страницы) и анимационные видеоролики. Если ваш контент содержит много изображений и визуальных материалов или если вы ссылаетесь на веб-сайты или ресурсы, веб-истории Adobe Spark станут для вас идеальным средством презентации. Доступ к Adobe Spark можно получить с помощью Adobe ID. Если у вас еще нет Adobe ID, посетите страницу account.adobe.com, чтобы создать его сегодня.

Страницами Adobe Spark можно поделиться с посетителями, используя URL-адрес, указанный при создании страницы, и предоставить вам информацию о количестве людей, просмотревших контент в Интернете.

Важно отметить, что веб-истории Adobe Spark требуют, чтобы ведущий прокручивал содержимое веб-истории (нельзя использовать кликер), поэтому вам нужно будет стоять на трибуне или рядом с ноутбуком, чтобы выбрать этот метод презентации. .

4. Создать презентацию

  • Начни с ажиотажа. Начните презентацию с важной точки данных, цитаты, видео или истории. Эти стратегии привлекут внимание аудитории и сразу же вовлекут ее в вашу дискуссию.
  • Используйте более одного визуального средства, добавляя графику, визуальные эффекты, изображения и т. д. Это помогает удерживать внимание аудитории на протяжении всей презентации.
  • Содержимое должно быть кратким. Вместо того чтобы записывать все содержание презентации, создайте раздаточный материал, который аудитория сможет взять с собой.
     

5. Добавление изображений, графики и видео

В зависимости от типа формата презентации и целевой аудитории существуют разные политики в отношении использования произведений, защищенных авторским правом. Дополнительную информацию см. в библиотеке политик управления RIT — C03.2 Политика авторского права.

Поиск изображений
  • Google позволяет искать изображения, помеченные для повторного использования, с помощью расширенного поиска изображений.
  • ATC поддерживает библиотеку фотографий со многих крупных мероприятий и программ. Кроме того, ATC имеет доступ к Cumulus, каталогу фотографий, поддерживаемому Отделом маркетинга и коммуникаций. Чтобы запросить фотографии с определенного мероприятия или настроить время для поиска доступных фотографий, заполните и отправьте онлайн-форму запроса на обслуживание.

Создание изображений или визуальных материалов

  • Adobe Spark. Создавайте впечатляющую социальную графику, веб-истории и анимационные видеоролики с помощью бесплатного приложения для графического дизайна Adobe Spark. Доступ к Adobe Spark можно получить с помощью Adobe ID. Если у вас еще нет Adobe ID, посетите страницу account.adobe.com, чтобы создать его сегодня.
  • ​​​​Canva Design Tool. Canva – это бесплатный онлайн-инструмент для дизайна, который позволяет пользователям, не являющимся дизайнерами, создавать красивые продукты с помощью технологии перетаскивания. Чтобы узнать больше о Canva, посетите сайт about. canva.com. Отдел по делам студентов также приобрел лицензии для представителей отдела на использование платформы Canva for Work (платный инструмент), которая предоставляет пользователям доступ к изображениям брендов, цветам, шаблонам и многому другому. Посетите страницу брендинга по работе со студентами, чтобы получить дополнительную информацию о Canva for Work.
  • Инфографика. Инфографика — отличный способ визуально представить информацию или данные. Canva Design Tool содержит простые в использовании шаблоны инфографики для обычных пользователей, а маркетинговая команда ATC также готова помочь в создании информации и визуальных данных.

 

6. Просмотрите презентацию

  • Проверьте наличие орфографических ошибок и несоответствий
  • Просмотрите каждый слайд отдельно и спросите себя: “Если кто-то увидит только фотографию этого слайда, без контекста, что он может подумать?”

 

Разные советы и ресурсы по презентациям

  • Как встроить видео YouTube в слайд презентации PowerPoint 
  • Если вы хотите узнать больше о каком-либо из перечисленных выше инструментов, отправьте онлайн-форму запроса на обслуживание, чтобы организовать обучение с маркетинговой командой ATC.

 

6 шагов к успешной презентации

Если вы нервничаете при мысли о необходимости выступать перед коллегами и выступать с презентацией, вы не одиноки, но вряд ли вы закончите университет, не имея сделать это. Следуйте этим шести шагам, чтобы добиться успеха

Ваш репетитор или лектор упоминает слово «презентация», и первое, что вы делаете, это паникуете, но в этом нет необходимости.

В зависимости от вашей темы от вас могут ожидать, что вы подведете итог прочитанному на семинаре, представите результаты научного эксперимента или выскажете мнение о групповом задании. Какой бы ни была тема, вы обычно представляете ее своему наставнику и однокурсникам.

Хотя   встать и изложить свою позицию перед аудиторией непросто, особенно если вы к этому не привыкли, это действительно хорошая практика, поскольку многие выпускники-работодатели используют презентации как часть процесса найма.

Чтобы убедиться, что ваша презентация выделяется по правильным причинам, Грэм Филпотт, глава отдела карьерного консультирования в Университете Рединга, дает несколько советов.

Тщательно подготовьтесь

Дайте себе достаточно времени, чтобы тщательно подготовиться, так как спешка в последнюю минуту заставит вас нервничать, когда дело доходит до презентации.

«При подготовке к презентации следует помнить о двух важных вещах, — говорит Грэм. «Что вы хотите, чтобы зрители сделали после того, как вы закончите, и кто эти зрители? Если вы знаете эти две вещи, подготовка становится намного проще».

Спланируйте структуру и формат презентации. «Простой и успешный способ структурировать вашу презентацию — повестка дня, сообщение, резюме — или объяснить это по-другому, скажите им, что вы собираетесь им сказать, скажите им, а затем расскажите им то, что вы только что сказали им. , — советует Грэм.

Чтобы помочь спланировать содержание, Грэм объясняет, что «у презентации есть только две цели: одна — информировать, другая — убеждать. Таким образом, ваш контент либо расскажет аудитории то, что ей нужно знать, либо убедит ее». Чтобы убедиться, что вы не сбились с пути, спросите себя, чего вы надеетесь достичь.

Вы можете делать подробные заметки при планировании, но не полагайтесь на них в течение дня, так как чтение заранее подготовленного текста звучит неестественно. Если вы хотите взять с собой памятку, используйте маленькие каталожные карточки, так как обращение к листам бумаги формата А4 во время презентации может отвлекать и нервировать, если ваши руки трясутся.

На этапе планирования также учитывайте время презентации. Ограничения по времени установлены не просто так — несоблюдение или превышение этого лимита, скорее всего, приведет к потере оценок, особенно если это часть оценки или экзамена.

Не забудьте также придумать ответы на распространенные вопросы, которые вам могут задать в конце презентации. Вы можете подумать, что это увеличивает вашу рабочую нагрузку, но на самом деле это не дает вам застать себя врасплох в течение дня.

Если вам нужно провести групповую презентацию, узнайте три совета для успешной групповой работы.

Используйте визуальные эффекты с умом

«Презентация не обязательно нуждается в визуальной помощи, — говорит Грэм. «Однако, если вы решите их использовать, они могут помочь аудитории понять, что вы говорите, и дать вам основу для обсуждения».

Имейте в виду, что наглядные пособия должны дополнять вашу устную презентацию, а не повторять ее или представлять презентацию за вас. В то время как ваши слайды должны предлагать краткое изложение пунктов или иллюстрировать концепцию, которую вы обсуждаете, вы должны помнить, что вы находитесь в центре внимания.

При составлении слайдов и наглядных пособий:

  • Будьте проще . Придерживайтесь одной идеи на слайде, чтобы не загромождать их, и используйте короткие фразы или предложения.
  • Подумайте о доступности . Мешает ли дизайн вашей презентации ее удобочитаемости? Смогут ли все зрители прочитать ваши слайды? Чтобы ваша презентация была доступной, сведите к минимуму количество слайдов, используйте высококонтрастные цвета и крупный четкий шрифт. Если вы используете графику, делайте ее максимально простой и избегайте чрезмерно сложных диаграмм или графиков. Если вы используете видео, убедитесь, что оно снабжено субтитрами.
  • Не позволяйте им отвлекать вас . Если вы собираетесь раздавать раздаточные материалы для своей аудитории, раздавайте их в начале или в конце презентации. Выполнение этого на полпути может нарушить ваш поток.

Не попадайтесь в ловушку простого чтения вслух того, что написано на ваших слайдах. Вместо этого используйте их как отправную точку, от которой вы можете расширить и развить свое повествование.

Также стоит отметить, что качество презентации зависит от ее содержания. Ваша презентация может выглядеть красиво, но если ей не хватает знаний или содержания, вашу аудиторию вряд ли удастся одурачить.

Реклама

Учитывайте свою аудиторию

Говоря о своей аудитории, очень важно помнить о ней на каждом этапе — от подготовки презентации до ее представления.

Чтобы показать, что вы думаете об аудитории, подумайте, сколько справочной информации им потребуется. У них уже есть какие-то знания по теме, которую вы представляете?

Если вы потратите первую половину своей презентации на то, чтобы рассказать аудитории то, что они уже знают, то это их разочарует. Точно так же, если вы перейдете прямо к деталям, они могут потеряться. Очень важно, чтобы вы правильно установили баланс.

Тон вашей презентации также будет зависеть от вашей аудитории – если ее цель состоит в том, чтобы продемонстрировать вашей группе на семинаре, что вы поняли определенную тему, вы можете использовать беззаботный тон. С другой стороны, если это оцениваемая часть работы, вам нужно быть более серьезным.

Потренируйтесь с другом

Перед главным мероприятием вам следует несколько раз полностью просмотреть свою презентацию. «Также неплохо попрактиковаться в презентации вслух. Это даст вам гораздо лучшее представление о том, сколько времени это займет, и есть ли какие-то части, которые не очень хорошо растекаются», — добавляет Грэм.

‘Это может показаться неуместным, но практика перед аудиторией – друзьями, однокурсниками, семьей, вашим карьерным консультантом, если это работа, – тоже действительно поможет. Их отзывы будут особенно важны, когда дело доходит до проверки того, что ваша основная мысль доносится громко и четко».

Попросите зрителей сесть на расстоянии, чтобы убедиться, что все присутствующие слышат вашу речь и видят слайды. Если возможно, попробуйте провести этот пробный заезд в комнате, где вы будете проводить презентацию. привык выражать себя перед другими.

 Во время практики убедитесь, что вы:

  • Говорите медленно  – нервы могут заставить вас торопиться, но постарайтесь умерить свою речь. Делайте вдох в конце каждого предложения или пункта, который вы делаете.
  • Лицом к аудитории  – чтобы произвести впечатление уверенности, регулярно устанавливайте зрительный контакт с аудиторией. Если вы используете экран, встаньте под углом 45 градусов, чтобы у вас был хороший обзор как аудитории, так и ваших слайдов. Не поворачивайтесь спиной к своей аудитории.
  • Оставьте время для вопросов  – учтите это в своем общем лимите времени и будьте готовы ответить на любые вопросы, которые возникнут у вас на пути.

Еще один хороший совет — записывать тренировочный забег — это можно сделать на телефоне, в Teams или Zoom. Воспроизведите это и поразмышляйте над этим. Спросите себя, ясно ли это, лаконично и имеет ли смысл. Обратите особое внимание на менее очевидные факторы, такие как выражение лица и манеры. Вы встречаетесь хорошо? Вы говорите слишком быстро или болтаете? Вы улыбчивы и представительны?

Будьте позитивны

В преддверии презентации постарайтесь настроиться на позитивный лад. Это может показаться легче сказать, чем сделать, особенно если вы нервничаете, но это будет иметь огромное значение для вашего выступления.

Признайте свою нервозность, но не позволяйте отрицательным мыслям победить. Вместо того, чтобы думать обо всех вещах, которые могут пойти не так, визуализируйте положительный результат и сосредоточьтесь на том, что вы можете сделать, чтобы все прошло гладко.

В дневное время нервы могут сработаться, заставив вас думать, что комната настроена против вас, но это не так. Помните, что ваш наставник и ваши однокурсники хотят, чтобы вы преуспели. Чтобы подготовить презентацию к успеху, убедитесь, что ваше введение сильное. Начните с уверенного отношения и улыбки.

Не полагайтесь на технологии

Мы все были свидетелями агонии докладчика, который боролся с неисправным USB-накопителем, не мог подключиться к Интернету или не мог заставить проектор работать. Однако, приложив немного усилий к планированию, вы можете свести к минимуму риск того, что технологии сбивают вас с толку.

Если возможно, заранее протестируйте свою презентацию на том же оборудовании, которое вы будете использовать во время основного мероприятия. В противном случае приезжайте пораньше и бегите. Убедитесь, что вы знаете, как связать свой ноутбук с проектором, и если ваша презентация содержит ссылки на веб-страницы или видеоклипы, заранее убедитесь, что они ведут в нужные места и работают. Принесите резервные копии своих документов и распечатайте несколько копий слайдов, чтобы поделиться ими, если что-то пойдет не так.